Home Office: 5 tips para empresas

Marketing, Organización, Tecnología

Escrito por: Agustín Cepeda Aguilar B.A.M. - 24/03/2020

Con el paso de la pandemia del Coronavirus por México, muchas empresas hemos tenido que migrar al trabajo remoto o “home office” en inglés. Los expertos dicen que es el método de trabajo del futuro, ya que contribuye en muchos factores a una buena relación entre trabajo y vida persona, así como ayudando ecológicamente a disminuir el tráfico y el tiempo invertido transportarte de tu casa al trabajo y de vuelta.

En lo personal soy una persona que le encanta ir a la oficina y cuando llego casa mi cuerpo automáticamente se pone en estado de descanso, aun cuando no puedo desconectarme completamente de la empresa, normalmente no suelo trabajar en casa.

¿Entonces cómo hacerle? Los inicios de esta empresa surgen en mi habitación, se podría decir que mi recámara fungía como zona de oficina/descanso. Teniendo que volver a este sistema me recuerda mucho a los inicios y a continuación te daré algunos consejos que me sirvieron en un inicio y algunos que estamos usando actualmente como empresa para organizarnos y no sacrificar productividad.

Quisiera dividir los tips en dos partes, en lo personal y como empresa, ya que creo que es necesario que ambas partes tengan cierto sistema en marcha para que funcione sin problema. En este artículo revisaremos los aspectos para empresas, si buscas los tips personales da clic aquí.

Empecemos con los consejos para empresas.

Herramienta de organización

Una parte vital para cualquier empresa, la organización de todo lo que se tiene que hacer. Aunque es importante dentro de la oficina, se vuelve todavía más crucial al trabajar remotamente.

Busca algún administrador de tareas en línea, donde se puedan organizar pendientes por persona, proyecto y fechas límites. De esta manera todo mundo estará en el mismo canal y sabrá qué hacer.

Nosotros en la empresa usamos específicamente Asana, el cual tiene un plan gratuito con el que puedes empezar y tiene la funcionalidad de conectarse con otras herramientas de medición de tiempo que mencionaremos más adelante.

Para ir a la página oficial de Asana da clic aquí.

Herramienta de comunicación

Es importante estar tan disponible como si todos estuvieran en una misma habitación. Para nosotros que contamos con dos áreas, una de proyectos de largo plazo como desarrollo web y otra de corto plazo como lo es producción diaria de material para campañas de marketing digital, es importante estar al pendiente de cualquier duda o situación que pueda salir.

En esta ocasión nosotros optamos por Google Hangouts, donde estamos en línea durante horario laboral para cualquier situación que salga poderla resolver de manera rápida. En realidad cualquier plataforma de video/audio conferencia puede servir, para nosotros esta plataforma cubre todas las necesidades.

Ahora esto puede no ser eficiente para grandes equipos de trabajo. Recomendamos para equipos de trabajo grandes, simplemente estar disponible en su plataforma de preferencia y contactar directo a los equipos o persona correspondiente. También puede ser buena idea dividir la conferencia en equipos de trabajo.

Esto va a depender mucho de su organización interna como empresa.

Para ir a la página oficial de Google Hangouts da clic aquí.

Herramienta de control de tiempos

Otra herramienta que recomendamos implementar es una plataforma de control de tiempos. Esto te da un panorama general e estadísticas interesantes como empresa de la distribución de tiempos a lo largo de las distintas tareas.

Una herramienta que recomendamos aun cuando no estén haciendo home office, en Estados Unidos muchas empresas utilizan este sistema ya que sus sistemas de cobro normalmente están enfocados en horas de trabajo.

Como empresa esta metodología te puede ayudar a tomar decisiones y establecer prioridades. Por supuesto también para verificar se esté invirtiendo correctamente el tiempo de tu equipo o detectar alguna anomalía.

Recuerda que el tiempo es dinero.

En nuestro caso estamos usando una plataforma que se llama Toggl, cuenta con un plan gratuito aunque está limitado a la cantidad de personas por equipo. La ventaja de esta herramienta es que se puede conectar con Asana, la herramienta que recomendamos en un punto anterior para el control de tareas. Por lo que puede sincronizar automáticamente tiempos con tareas que ya se encuentras dadas de alta en Asana.

Para ir a la página oficial de Toggle da clic aquí.

Herramientas de trabajo

Uno de los primeros puntos que tocamos cuando nos cambiamos a modalidad remota en la empresa fue ver que todos tuvieran las herramientas necesarias para hacer su trabajo. En nuestro caso son computadoras e internet.

Por ejemplo en nuestro caso dimos la opción de quien lo requiriera llevarse la laptop o computadora de escritorio a casa, para que tuvieran un equipo con la capacidad necesaria de sacar sus tareas adelante. De igual forma cualquier accesorio como monitores, teclados, mouse o demás.

En nuestro caso específico es importante tener una computadora veloz para que fluya correctamente los tiempos de producción. Reconocemos que no todos los giros o puestos son candidatos para trabajo remoto, ya que hay puestos de producción que es imposible trabajar desde casa.

En tu caso. ¿Qué herramientas de trabajo son necesarias para poder trabajar de forma remota?

Define una rutina

Es importante definir una rutina periódica a seguir donde participe todo el equipo de trabajo, de preferencia al inicio y final del día. Así como establecer una logística clara para cualquier situación.

Por ejemplo, en nuestro caso, todos los días laborales a las 8:00am en punto hacemos una conferencia virtual por Google Hangouts para tocar base, dar resumen de los principales objetivos del día, resolver dudas y cualquier comentario adicional. A lo largo del día a través de la misma plataforma se están resolviendo dudas o seguimiento a objetivos. Si es necesario se hace una llamada individual para resolver temas específicos o que lleven más tiempo. Al final del horario laboral volvemos a conectarnos todos para finalizar el día y tocar temas de importancia para el siguiente día.

Tener una rutina que conecte a todo el equipo favorece la comunicación, sentido de pertenencia y favorece la productividad.

¿Qué te parecieron estos consejos? Creo que son puntos básicos para la productividad en equipo remoto.

También desarrollamos un artículo tips en lo personal para trabajar de forma remota. Este artículo lo puedes encontrar aquí.

¿Tu empresa cómo se organiza? Déjanos tus tips en los comentarios.

Escrito por: Agustín Cepeda Aguilar
CEO @ Webshau / Ingeniero en Diseño Gráfico Digital / Bachelor of Arts in Management