Sr. Importante Vs. Sr. Urgente ¿A qué le hacemos caso primero?

Marketing, Organización, Ventas

Escrito por: LAM. Teresa Mestas Hernández - 31/01/2019

En cualquier empresa, negocio, proyecto, incluso en nuestra vida personal, frecuentemente nos encontramos frustrados resolviendo tareas “urgentes”.

Pareciera lógico, hacer lo más urgente primero, despejar algo de tiempo, y todo lo demás después. Sin embargo, ésta es precisamente la estrategia equivocada para el manejo adecuado de nuestro muy valioso y frecuentemente limitado recurso, tiempo.

El primer paso es identificar qué tipo de tarea tenemos frente a nosotros. De acuerdo con Stephen Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, todas nuestras tareas deben poder clasificarse en algún cuadrante de la “Matriz del Manejo del Tiempo”.

Importante y Urgente

• En esta categoría encontramos las tareas que requieren atención urgente y que además son de vital importancia para el proyecto u organización.
• Ej. Tareas con fecha límite (entregas, vencimientos, etc.), reuniones con clientes que tengan un objetivo claro, resolución de problemas críticos (financieros, legales, bancarios), etc.
• Éstas son las tareas que deben realizarse primero o con mayor prioridad en el día.
• Irán en el cuadrante de “Gestionar”.

Urgente/No importante

• Requieren atención y quitan tiempo, pero no necesariamente aportan valor a nuestra vida, proyecto o empresa.
• Ej. Correos, whatsapps, juntas que no llevan a ningún lado, empleados o compañeros que hacen preguntas que pudieran resolver por sí mismos.
• Estas tareas deben hacerse durante el tiempo próximo, sin embargo pueden delegarse a otros o desglosarse para que puedan entrar en el tiempo disponible.
• Irán en el cuadrante de “Delegar”

Importante/No urgente

• Requieren atención y tiempo, pero no es necesario hacerlo en el momento. Las cosas pueden continuar si no se hace en ese momento, sin embargo, agrega muchísimo valor a la tarea, proyecto o vida.
• Ej. Curso de desarrollo de habilidades o conocimientos, reuniones de retroalimentación, etc.
• Son críticas para el proyecto o la organización, pero fáciles de dejar sin atender.
• Una recomendación para evitar rezagar estas tareas es desglosarlas en las etapas más simples y asignarles fechas límites.
• Irán en el cuadrante de “Enfocarse”

No urgente/No importante

• Quita tiempo y no agrega valor
• Ej. Scroll en facebook, videojuegos, dando “skip” a insta-stories…
• Estas son las tareas que debemos dejar al final de la lista, las que deben hacerse una vez que hay tiempo libre.
• Irán en el cuadrante de “desechar”

El día a día

Aún logrando clasificar todas las tareas del día o la semana, puede ser difícil seguir el itinerario “ideal” que programamos para cada una de ellas. Por lo que tengo algunas sugerencias para esas ocasiones en las que “no alcanza el día”:

1. Iniciar con la lista de urgentes/importantes y urgentes/no importantes.
2. Hacer un cálculo mental de cuántas de esas tareas podemos realizar en el día.
3. Si son más tareas de las que podemos realizar en el día, debemos delegar o pedir ayuda para las urgentes/no importantes.
4. Si aún así no va a alcanzar el día para las tareas urgentes/importantes, debemos revisar si es posible desglosar alguna de esas tareas y realizar una parte de manera inmediata y la otra parte en otra fecha. O bien, realizar una nueva asignación de fecha límite para la tarea importante menos urgente.
5. Bloquear al menos una hora dos o tres veces por semana para los proyectos importantes/no urgentes.
6. Existen ocasiones en que hay tareas urgentes/no importantes que, aún siendo delegadas, no estarán listas en el tiempo que se le asignó. Es importante ser honestos con el tiempo y con el cliente y asignar fechas realistas y dar un margen de tiempo.